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Accueil » Comment élaborer son plan de formation professionnelle continue ?
L’émergence de la formation professionnelle sous l’égide de la loi Delors (1971) a permis d’accompagner la montée en compétences dans les entreprises en fournissant un cadre légal au droit individuel à la formation et à l’obligation de contribution des entreprises.
Qu’il soit construit en interne, par le RH et les managers opérationnels, ou par un organisme externe, un plan de formation professionnelle continue structure et organise toutes les actions de formations d’une entreprise.
Comment élaborer son plan de formation professionnelle continue ? Et, plus particulièrement, quelles étapes prendre en compte pour que ce dernier soit, à la fois, une source de motivation pour les collaborateurs et un plan d’action au service de la performance globale d’entreprise ? En tant qu’organisme d’excellence de la formation continue, Mines PSL EXED vous éclaire sur cet outil indispensable à la montée en compétences et à l’optimisation des ressources liées à la formation.
Avant d’établir un plan de formation professionnelle continue, un état des lieux complet est effectué pour identifier les besoins en compétences. Il est important de souligner que l’analyse des besoins doit prendre en compte les besoins collectifs ainsi que les besoins individuels en formation.
La meilleure manière de dresser une liste exhaustive des besoins en compétences d’une entreprise reste d’identifier les forces et les faiblesses de chaque pôle, ou service, grâce aux fiches de poste et au bilan de compétences.
Une bonne analyse des besoins en compétences exige la connaissance et la compréhension de tout l’écosystème métiers de la structure.
La rédaction ou la mise à jour des fiches de poste est un premier pas pour collecter de la matière concrète et pertinente. Effectivement, formaliser les missions, les compétences attendues et les évolutions possibles pour chaque poste, ou pour chaque métier, constitue une étape indispensable pour dresser un état des lieux des besoins en matière de formation. En complément de la mise à jour des fiches de postes et de l’établissement d’un référentiel de compétences, la tenue d’entretiens peut offrir une approche qualitative permettant notamment de recueillir d’éventuelles difficultés rencontrées par les salariés, ainsi que leurs aspirations et leurs besoins en matière d’évolution professionnelle.
Après avoir cartographié les compétences existantes et recueilli les ressentis des salariés par rapport aux fonctions qu’ils occupent, il s’agira d’identifier les écarts entre les compétences requises (cibles) et les compétences réelles (existantes). Cette comparaison permettra notamment de repérer les lacunes en interne et d’identifier les besoins en formation les plus urgents. L’identification des lacunes en compétences doit également reposer sur une analyse plus approfondie incluant les retours des managers et des outils concrets, tels que les matrices de compétences, les questionnaires d’évaluation et les diagnostics internes reposant sur de vraies situations de travail.
Pour qu’un plan de formation professionnelle continue soit efficace, il doit tout mettre en œuvre pour faire de la formation un levier de transformation pour l’entreprise concernée. En ce sens, les besoins en compétences et en formation des salariés doivent être cohérents avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. Mais, plus précisément, quels critères stratégiques prendre en compte pour aligner les enjeux de formation aux besoins de l’entreprise ? Les objectifs de croissance et d’innovation de l’entreprise doivent être clairement définis, ainsi que son positionnement par rapport aux enjeux de transition écologique et de transformation numérique. Ici, l’objectif est de faire correspondre des objectifs stratégiques à des besoins en formation pour accompagner les évolutions et la performance globale de l’organisation.
La corrélation des compétences existantes avec les lacunes constatées en interne et les objectifs stratégiques de l’entreprise permettra non seulement d’identifier les besoins en formation, mais surtout de prioriser les actions de formation à mener en fonction des ressources disponibles. Cette démarche est la base de tout plan de formation professionnelle continue cohérent, et aligné avec les enjeux actuels et futurs des organisations.
Les nouveaux formats pédagogiques reposant à la fois sur des cours en présentiel, du coaching, et des modules d’e-learning sont particulièrement plébiscités par les entreprises qui souhaitent former leurs talents tout en agissant sur d’autres leviers, tels que la motivation et l’engagement. Même si le choix des bons formats pédagogiques est un critère prioritaire pour concevoir un programme de formation continue, il existe d’autres facteurs à prendre en compte pour bâtir un plan de formation qui puisse, à la fois, répondre à des enjeux pédagogiques, organisationnels, humains et stratégiques.
Parmi les modalités à définir pour concevoir un plan de formation professionnelle continue, il y a le choix du type de formation : interne ou externe.
Faire le choix de former ses collaborateurs en interne permet de valoriser les compétences et les expertises existantes. La formation interne permet également de renforcer la culture d’entreprise, et c’est un atout majeur pour booster l’engagement de ses équipes et faciliter l’intégration de nouveaux talents. De plus, si l’on prévoit d’orienter un programme de formation qui capitalise toutes les actions de formation en interne, c’est un levier intéressant pour optimiser son budget en optant pour un programme de formation sur mesure qui répond aux besoins uniques de l’organisation. S’adaptant à toutes les fonctions et à tous les profils d’apprentissage, la formation interne est une excellente manière de faciliter l’apprentissage des processus et d’accompagner la montée en compétences en renforçant la cohésion d’équipe.
Lorsqu’un plan de formation prévoit l’acquisition ou l’approfondissement de compétences professionnelles pointues, la formation externe s’avère plus adéquate, notamment pour la formation professionnelle continue des cadres et des dirigeants. Effectivement, faire appel à des prestataires externes dans le cadre de la formation continue est un excellent moyen d’encourager ses collaborateurs à développer des compétences théoriques, techniques, comportementales (soft skills) ou, encore, des compétences industrielles ou sectorielles dans un nouvel environnement. Pour des professionnels ayant déjà acquis de l’expérience en entreprise, la formation externe est un levier qui leur permettra de s’enrichir auprès d’une diversité de participants tout en cultivant leur esprit critique hors des sentiers battus.
Selon les besoins d’une entreprise en matière de formation professionnelle continue pour ses collaborateurs, plusieurs solutions de formation peuvent être envisagées. Les organismes de formation continue ainsi que les business schools ayant développé une offre spécifique aux cadres, aux managers et aux dirigeants proposent généralement un catalogue de formations ainsi qu’une solution de formation sur mesure qui est
co-construite avec l’entreprise.
Management, ressources humaines, transition numérique, chefferie de projet ou mise à jour de connaissances réglementaires dans le milieu de l’industrie : un grand nombre de thématiques de formation sont disponibles sur catalogue. Ces offres de formation sont à la portée de toutes les entreprises qui souhaitent avoir recours à un dispositif clé en main pour répondre à leurs besoins en formation.
Le principal avantage de la formation accessible sur catalogue réside dans sa conception standardisée. Effectivement, ces formations couvrent des socles et des blocs de compétences assez communs, en plus d’offrir plusieurs modalités de suivi. De plus, les compétences professionnelles pratiques, techniques, théoriques ou sectorielles acquises durant un parcours de formation professionnelle continue dit « standard » sont rapidement mobilisables en entreprise. Le retour sur investissement propre à la formation catalogue est donc rapide, et tous les besoins en formation similaires peuvent être comblés en se tournant vers l’offre d’un seul organisme de formation.
En comparaison avec la formation catalogue, un programme de formation sur mesure implique un retour sur investissement plus long, mais plus bénéfique pour les collaborateurs comme pour la performance d’entreprise. Cela s’explique par la conception d’un parcours unique taillé spécifiquement pour répondre aux objectifs et aux enjeux de formation de l’organisation.
La clé pour engager vos collaborateurs à travers la formation ? Un plan de formation professionnelle continue transparent, ainsi qu’un parcours de formation certifiant et conçu sur mesure aux côtés d’un organisme de formation qui mêle l’apprentissage de compétences spécifiques au développement personnel et à la montée en compétences.
Pour les entreprises, les enjeux de la formation professionnelle dépassent largement l’acquisition ou la mise à jour de compétences professionnelles. Effectivement, le bien-être au travail et la qualité du management sont des critères indissociables de l’engagement collaborateur et de la performance d’entreprise. C’est pourquoi il est crucial d’inclure la motivation et l’engagement des collaborateurs, en mettant l’accent sur la mobilisation des cadres et des managers, dans tous les plans de formation professionnelle continue et les parcours pédagogiques de la formation professionnelle.
Que l’on parle du recrutement de nouveaux talents, du développement professionnel et personnel des managers et des C-Levels, ou encore, de la montée en compétences de l’ensemble des collaborateurs, il est important d’engager l’ensemble des équipes pour que la formation continue puisse révéler tout son potentiel.
Pour ce faire, il faut d’abord impliquer les acteurs clés dès la phase de diagnostic qui doit servir de base à tout plan de formation professionnelle continue. Ainsi, les managers, RH et dirigeants peuvent collaborer dès la mise à jour des fiches de postes et la construction du référentiel de compétences. En parallèle, les collaborateurs doivent être consultés. Effectivement, ce sont les acteurs principaux de tout processus de formation, et leurs ressentis sont précieux pour évaluer objectivement les points forts, les points d’amélioration et les lacunes de l’entreprise en matière de compétences.
Un plan de formation professionnelle continue engageant doit impliquer toutes les parties prenantes de l’entreprise afin que les besoins en formation et les actions de formation correspondent à sa réalité au sens global du terme.
Voilà pourquoi, tout au long de la conception d’un plan de formation, la communication doit être claire, précise et alignée avec les valeurs et les objectifs de performance de l’organisation.
Voici trois critères à remplir pour communiquer efficacement lors de l’établissement et de la mise en place d’un plan de formation continue…
Un plan de formation continue professionnelle efficace ne s’arrête pas à la phase de déploiement. Effectivement, il doit faire l’objet d’un suivi rigoureux qui repose notamment sur la mesure de son efficacité à l’aide d’indicateurs clés de performance (KPI) précis. L’analyse de l’impact d’un dispositif de formation professionnelle continue met en lumière deux préoccupations principales : la satisfaction des collaborateurs et les retombées sur la croissance et la performance d’entreprise.
Les KPI qui concernent l’analyse et le suivi du déploiement d’un plan de formation professionnelle continue sont quantitatifs et qualitatifs. Ils s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue qui vise à mesurer objectivement la pertinence des investissements dans la formation sur la durée.
Les trois principaux indicateurs de performance qui permettent d’évaluer l’efficacité d’un plan de formation continue professionnelle auprès des collaborateurs sont le taux de participation, la satisfaction à chaud et à froid, ainsi que les progrès mesurables (tests, évaluations pratiques). Le taux de complétion, qui indique si les modules de formation e-learning ont été suivis jusqu’au bout, est aussi un bon indicateur pour mesurer l’impact d’un dispositif de formation hybride ou suivi entièrement en ligne.
Pour recueillir la satisfaction à chaud (juste après la formation) et la satisfaction à froid (quelques semaines après la formation), on utilise généralement plusieurs méthodes de recueil de données, comme des questionnaires et des baromètres de satisfaction, ainsi que des entretiens individuels et collectifs couplés à des observations réalisées sur le terrain.
Au-delà des résultats immédiats, il est fondamental d’évaluer l’efficacité d’un dispositif de formation en se concentrant sur ce qu’il apporte réellement aux collaborateurs dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Les retours d’expérience à froid et l’observation directe des comportements en situation réelle sont justement de bonnes méthodes pour mesurer l’impact de la formation sur les pratiques professionnelles.
Les entretiens annuels en face-à-face sont également de bons moyens pour analyser la manière dont les collaborateurs ont intégré puis mobilisé les compétences et connaissances acquises durant leur parcours pédagogique dans leur périmètre d’activité.
L’ensemble des données collectées grâce aux indicateurs clés et aux outils d’analyse doit servir de base aux ajustements post-formation. Concrètement, ces ajustements concernent l’adaptation des contenus des modules de formation pour les rendre plus concrets ou plus assimilables. Parfois, il est aussi nécessaire de revoir les formats ou les modalités d’apprentissage de certains parcours pédagogiques qui composent l’offre de formation afin de mieux les adapter aux besoins et aux contraintes des publics cibles. Effectivement, la conception d’un plan de formation professionnelle continue implique la prise en compte de la forme comme un cycle d’apprentissage continu, où chaque session nourrit les suivantes de manière à s’adapter aux évolutions des métiers et des besoins en formation.
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